Excel是最广泛的数据处理工具之一，数据处理包括数据输入、数据加工和数据输出3个密不可分的环节，如果日常数据输入环节的效率都很低，那么再强大的工具也没有用。
数据是多种多样的，有数值型数据，如销售量；有文本型数据，如产品名称；有日期和时间型数据，如业务产生的时间等，如下图所示。
在Excel中输入数据时可能会遇到各种问题，如身份证号码显示不全、特殊字符的输入等，今天我们主要与大家分享如何快速准确地输入数据。
身份证号码显示不全
除常规数据外，还有一些比较特殊的数据，如身份证号码，大家在输入身份证号码时，是不是都会遇到下面的问题呢？
明明输入的是这样的：
按【Enter】键后却是这样的：
在该数据上双击后，是这样的：
怎么解决呢？其实很简单，在输入身份证号码之前，先输入一个英文单引号。
然后按【Enter】键：
这样就没问题了，只是单元格的左上角有点特别。这是因为Excel中默认数字显示11位，如果超过11位，就会显示为科学记数法，如“4.1E+17”，如果超过15位，15位后的数字就会显示为0，如“411111201903032000”。这就是上面例子出现“意外”的原因，而解决方法就是将数值型数据转换为字符型数据。例如，在输入数字前，先输入一个英文单引号，如 “’411111201903032359”。并且，默认情况下，数字会右对齐，而字符会左对齐。
输入特殊字符
在单元格中输入键盘上没有的符号，如在B5单元格的文字前输入“§”小节符，具体操作步骤如下。
步骤01把光标定位在文字的最前面，选择【插入】选项卡，在功能区中选择【符号】组中的【符号】选项。
步骤02在弹出的【符号】对话框中选择【符号】选项卡，找到需要的小节符号，如下图所示。单击【插入】按钮，即可把“§”插入编辑区光标所在位置。
提示：在插入特殊字符前记得先把光标定位在要插入的位置。
输入多个0的方法
有时要输入的数据非常大，如“1200000”，后面有好多0，特别容易输错，这时用下面的方法，可以快速输入。
先数一下数据共有5个“0”，在单元格中输入【12**5】，按【Enter】键即可。最后的数字5就表示末尾有5个“0”，前面用两个“*”分隔。这时显示数据为“1.20E06”，这是因为Excel对比较大的数自动按“科学记数法”的格式显示，可以通过将单元格的数据格式设置为【常规】，即可显示为“1200000”。
只允许输入某范围内的数据
工作表中有些数据的取值范围非常明显，如“学生成绩表”中的成绩范围在0~100之间。可以利用“数据验证”功能保证输入的成绩都是有效的，关键是它可以在输入数据前进行有效提醒，而不是输入错误数据后再提醒，这样可以大大提高输入效率，具体操作步骤如下。
步骤01选中C2:E6单元格区域，选择【数据】选项卡，在【数据工具】组中单击【数据验证】下拉按钮，选择【数据验证】选项，如下图所示。
步骤02弹出【数据验证】对话框，在【设置】选项卡中，设置【允许】为【小数】、【数据】为【介于】，在【最小值】参数框中输入【0】、【最大值】参数框中输入【100】，如下图所示。
步骤03在【输入信息】选项卡中，在【标题】文本框中输入【数据范围】，【输入信息】文本框中输入【0~100的实数】，如下图所示。
步骤04在【出错警告】选项卡中，在【标题】文本框中输入【输入错误】，【错误信息】文本框中输入【数据范围为0~100的实数。】，单击【确定】按钮，如下图所示。
步骤05单击C2:E6单元格区域中的任一单元格，系统会显示设置的“输入信息”，提醒用户输入数据的范围。如果数据输入错误，系统自动显示设置的“出错警告”，提示需要重新输入正确数据。
提示：如果“输入信息”提示框挡住了输入数据的单元格，可以把它拖动到不影响输入的区域。在【数据验证】对话框的【设置】选项卡中，【允许】下拉列表中还有一些常用数据有效性设置，如“整数”“日期”“文本长度”“序列”等，甚至数据范围中可以用函数作为参数，该功能有非常实际的管理意义。
防止输入重复数据
在“学生成绩表”中，学号具有唯一性。此外，还有身份证号、物资编号、快递单号等都是没有重复数据的，同样可以通过设置“数据验证”防止输入重复数据，具体操作步骤如下。
步骤01选中A2:A11单元格区域，选择【数据】选项卡，在【数据工具】组中单击【数据验证】下拉按钮，选择【数据验证】选项。
步骤02在【设置】选项卡中，设置【允许】为【自定义】，在【公式】参数框中输入【=countif(A:A,A2)=1】，即在A列中A2单元格的值只能有一个，A列后省略了行号，如下图所示。
步骤03在【出错警告】选项卡中，在【标题】文本框中输入【输入错误】，【错误信息】文本框中输入【学号不能重复！】，单击【确定】按钮。
步骤04单击A7单元格，如果输入的数据与之前的数据重复，系统自动显示设置的“出错警告”，提示需要重新输入正确数据。
提示：countif 函数中的数据范围“A:A”表示“A列中的所有数据”。
由于Excel的运算精度是15位，而身份证号码是18位文本型数据，countif函数会将身份证号码第16位后的不同数字误作为相同的数字进行判断，从而造成数据验证设置错误。这时需要用到sumproduct函数，公式为“=sumproduct (N(A:A=A2))=1”。
防止分数变成日期
在单元格中输入分数“1/5”，按【Enter】键后变成了日期“1月5日”！这与系统的默认设置有关，输入数据前要把单元格格式设置为“分数”。将单元格格式设置为分数的方法有以下4种。
（1）选择单元格区域，按【Ctrl+1】组合键，弹出【设置单元格格式】对话框，在【数字】选项卡的【分类】列表框中选择【分数】选项，在【类型】列表框中选择其中一种格式，单击【确定】按钮，如下图所示。
（2） 在输入的分数前加“’”( 半角的单引号 )。
（3） 在输入的分数前加“0 ”（数字0和一个空格）。
（4） 把单元格格式设置为“文本”格式。
提示：这种情况不能输入数据后再设置成“分数”格式。
这些小技巧，你都了解了吗？
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